Teamcommunicatie: welke apps zijn populair nu iedereen massaal van thuis uit werkt?
Vanop afstand communiceren is anders dan face to face. Dat geldt voor privécommunicatie maar ook voor werkgerelateerde communicatie. Door het coronavirus zijn we nu plots verplicht om afstand te houden en dus worden heel wat apps om vanop afstand te communiceren veel populairder en bekender.
Online efficiënt
Er zijn wel wat nadelen aan dat thuiswerken natuurlijk. Het gemis aan het sociale, échte contact met collega’s is er daar eentje van. Ook al zijn we vaak online aan het overleggen, het echte contact is toch anders. We moeten geen verbinding maken om even iets te zeggen als we naast elkaar aan ons bureau zitten. Lichaamstaal of non-verbale signalen zijn duidelijker in een echt gesprek. We kunnen samen gezellig een koffie drinken en het even over iets anders hebben. Dat kunnen we nu niet. We zijn ‘online efficiënt’. Maar welke tools gebruiken we nu?
Software voor teamcommunicatie
Wat is belangrijk als we een keuze moeten maken uit de bestaande online tools? Het hangt er uiteraard van af wat we willen doen. Is dat een-op-een communiceren, in kleine groep of in grote groep? Willen we presentaties geven en interactie hebben met het publiek? Een event of een workshop online vervangen? Samenwerken in documenten?
Naast gebruiksgemak zijn er ook volgende aandachtspunten: werkt de online tool op alle browsers? Kunnen we door te klikken op een URL meedoen of moeten we eerst door een installatieprocedure? Zijn er geen technische drempels om over te schakelen en is er een interface? Wat met support? Is er integratie met gerelateerde diensten en tools zoals projectmanagement en Office? En dan zijn er ook de kosten. Sommige toepassingen zijn gratis, andere betalend. Veel leveranciers hebben een gratis instapmodel om vervolgens over te schakelen naar een betalende versie. De reputatie of betrouwbaarheid van die leverancier speelt uiteindelijk ook mee bij het maken van een keuze. We zoomen even dieper in op vier mogelijkheden.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is geïntegreerd met Microsoft Office 365, wat betekent dat alle Microsoft bestanden met anderen kunnen gedeeld worden. Het doel van Microsoft Teams is om groepen efficiënt te laten communiceren en samenwerken. Het grote voordeel is de integratie met de Office services. Alle tools van Office 365 bevinden zich overzichtelijk op één plek, de zoektocht naar bestanden is hierdoor supergemakkelijk. Koppelingen met bijvoorbeeld OneDrive, Google Drive en Dropbox zijn mogelijk. Ook het switchen tussen dashboards, groepschats, videogesprekken en planning is veilig. Externen kunnen meewerken aan een project of taak. Microsoft Teams heeft een gratis versie, maar dan is videobellen of het scherm delen niet mogelijk.
Slack
Slack is een populair communicatiehulpmiddel waarin verschillende chatkanalen aangemaakt kunnen worden om bepaalde onderwerpen te bespreken. Via de chatfunctie is het eenvoudig om snel af te stemmen met een collega of met het hele team. Bestanden delen kan door de koppeling met Google Drive en de eigen drive. Slack werkt als een instant messenger (zoals Skype of Whatsapp) en bevat slimme tools om groepsgesprekken te starten, bestanden te delen, snel de juiste informatie te vinden en de mogelijkheid om favoriete apps te integreren. Net zoals bij Microsoft Teams is videobellen of het scherm delen niet mogelijk bij de gratis versie. Het is dan ook niet zo handig om samen te werken met externen.
Workplace by Facebook
Wie vertrouwd is met Facebook vindt ook snel de weg op Workplace. Communiceren met collega’s, bestanden delen, feedback geven via ‘vind-ik-leuks’ en opmerkingen… handig. Workplace is altijd en overal beschikbaar via de smartphone, videobellen is mogelijk en een livestream volgen kan waar ook ter wereld. Workplace leent zich perfect als agenda met als grote voordeel dat die agenda interactief is. Facebook hamert erop dat werken in Workplace veilig is, maar belangrijke data of privacygevoelige informatie verspreiden via dit platform wordt door kenners afgeraden. Facebook Workplace is gratis te gebruiken, maar heeft nog een betaalde variant die meer mogelijkheden biedt.
Zoom
Videoapplicatie Zoom is volgens 'de Standaard' de grote winnaar van de lockdown. Zoom heeft door de coronacrisis inmiddels dagelijks wereldwijd meer dan 200 miljoen gebruikers. Maar door een reeks privacy- en veiligheidsproblemen is de populaire app nu in een kwaad daglicht komen te staan. Bij Zoom is geen ingewikkelde installatie of registratie nodig. Het is zo gebouwd dat het ook goed werkt bij slechte internetverbindingen, het gaat samen met bestaande software in bedrijven en is doorgaans goedkoper. De basisversie is gratis, maar de videosessies zijn dan beperkt tot 40 minuten. Vooral organisaties met kleine budgetten kiezen vaak voor Zoom.
Andere opties zijn Zoho Cliq, Fleep, Rocket.chat, Jitsi meet, Yammer en Skype for Business.
Waarmee werken jullie? Wat zijn de voor- en nadelen? Laat het ons weten!
