Talentontwikkeling

Hoe efficiënt vergaderen bijdraagt tot een goede samenwerking en bedrijfscultuur

Els Maes

Els Maes - adviseur voor bedrijfsleiders van familiale kmo’s

Heel wat artikelen gaan over de sleur en nadelen van vergaderingen: te veel, te saai, niet productief, te duur, niet zinvol, etc. Vergaderingen zijn nochtans het middel bij uitstek om een goede samenwerking en bedrijfscultuur te bevorderen. Het zijn ontmoetingsmomenten om verbinding te creëren op inhoudelijk én sociaal vlak.
Uit onderzoek blijkt dat de tevredenheidsgraad van medewerkers over vergaderingen overeenstemt met die over het werk en de organisatie. Geen twijfel dus om tijd te investeren in effectieve en verbindende vergaderingen.

Heel wat artikelen gaan over de sleur en nadelen van vergaderingen: te veel, te saai, niet productief, te duur, niet zinvol, etc. Vergaderingen zijn nochtans het middel bij uitstek om een goede samenwerking en bedrijfscultuur te bevorderen. Het zijn ontmoetingsmomenten om verbinding te creëren op inhoudelijk én sociaal vlak.
Uit onderzoek blijkt dat de tevredenheidsgraad van medewerkers over vergaderingen overeenstemt met die over het werk en de organisatie. Geen twijfel dus om tijd te investeren in effectieve en verbindende vergaderingen.

Afbeelding vergadering

 

Onderstaande tips kunnen helpen bij het organiseren van nuttige vergaderingen:

  • Maak elke aanwezige verantwoordelijk voor de kwaliteit. Iedereen heeft het recht om in te grijpen als een vergadering niet meer effectief is.
  • Gebruik werkvormen die de interactie en betrokkenheid van de deelnemers vergroten (zoals beginnen met een check-in) of die het individu aanspreken (bv. iedereen vult een vraag aan met drie antwoorden, zoals ‘mijn suggesties bij dit voorstel zijn…’). Ook digitale tools (kahoot, mentimeter) kunnen een vergadering boeiender maken.
  • Denk na over wat u wilt bereiken. Maak ook duidelijk wat er voor en na de vergadering moet gebeuren. Wat kan helpen is een heldere doelstelling per agendapunt noteren;  het bepaalt de aanpak en tijdsduur. Zo zal een informatief agendapunt anders verlopen dan een brainstorm of een besluitvorming.
  • Maak duidelijke procesafspraken. Werk met een voorzitter, timekeeper en notulist. Het is een goed idee om de rollen iedere 2 of 3 maanden te wisselen. Op die manier krijgt elke deelnemer het ‘nuttig vergaderen’ beter in de vingers.
  • Zorg voor een goed besluitvormingsproces. Het meest hardnekkige probleem tijdens vergaderingen is een geringe besluitvaardigheid. Noteer besluiten op een flipchart, samen met de voor- en nadelen ervan. Hierdoor blijven ze visueel zichtbaar voor iedereen en is de kans op implementatie groter. Eindig de vergadering altijd met het herhalen van de besluiten en concrete acties.
  • Evalueer het vergaderproces geregeld. U kan dit laten doen door de deelnemers zelf of door een externe observator. Gebruik de verbeterpunten om vergaderingen in de toekomst efficiënter te laten verlopen.
     

Denk even aan uw laatste vergadering. Was het doel ervan helder? Hoe gedroegen medewerkers zich? Wat was het resultaat? Miste u verbinding, was er duidelijkheid, interactie of tijd voor reflectie… Wat zou u in de volgende vergadering anders aanpakken?

 

Ik nodig u alvast uit om deze zin aan te vullen:
Wat ik in een volgende vergadering anders wil doen is ….

 

Wilt u hier meer over weten? neem dan contact op met onze expert 

 

Lees ook:Waarom maakt een teambuildingsactiviteit alleen het verschil niet?